FRIDA utvecklas tillsammans med sina användare
FRIDA utvecklas tillsammans med sina användare, det känns logiskt och effektivt. Utan FRIDA skulle livet vara svårare. Det säger Helena Björn, Trafik- och IT-chef på Länstrafiken i Västerbotten AB.
– Det är bra att ha ett system där vi kan samla information och nyckeltalen gör att det blir lätt att överblicka. Genom FRIDAs användarföreningen beslutar vi gemensamt om vad som ska utvecklas i systemet, på så sätt kan Nordic port hålla systemet anpassat efter beställarnas behov.
Kände du till FRIDA redan när du började på Länstrafiken?
– Jag känner FRIDA väldigt väl, jag har jobbat med FRIDA hela tiden, det fanns hos Länstrafiken redan när jag började här 2015, säger Helena Björn.
Hur var det då när du först använde FRIDA?
– Från början hade vi bara inrapportering av kilometer och drivmedel, ganska begränsad användning alltså. Nu är det mycket mera och utvecklingen fortsätter.
I dag använder du FRIDA:s nyckeltal för att följa upp hållbarhetsarbetet. Kan du beskriva hur det går till?
– Jag använder flera moduler; bland annat nyckeltal, avtalsmodulen och redovisningsmodulen.
Jag och mitt team följer upp att kilometerna och mängden drivmedel är korrekt med hjälp av nyckeltalen och trafikrapport.
– Med hjälp av redovisningsmodulen tar jag in intyg som styrker att trafikföretagen har köpt drivmedlet som de redovisat i FRIDA.
I Länstrafiken i Västerbottens avtal används bland annat biodieseltypen HVO, hydrerad vegetabilisk olja, som klarar kylan i norr, vidare finns biogasbussar i Skellefteå eftersom den kommunen producerar biogas. Det finns elbussar i stadstrafik och det finns även några elbussar i regiontrafik och de kommer att bli fler den närmaste tiden, enligt Helena Björn.
Använder ni redovisningsmodulen för uppföljning av processkrav?
– I redovisningsmodulen följer jag även upp aktivt miljöarbete som exempelvis vilka miljömål och miljöaspekter trafikföretagen har. I modulen begär jag in dokument av olika slag som sedan granskas. För i avtalen står det väldigt tydligt vad som ska finnas i deras aktiva miljöarbete.
– Vi ska bli bättre på att använda redovisningsmodulen bredare, just nu använder vi den egentligen bara för miljöuppföljning.
Hur ska ni göra för att använda verktyget bredare och när?
– Vi ska försöka kartlägga vilka dokument vi tar in på andra sätt i dag och se hur vi kan lyfta in det i redovisningsmodulen i stället så att vi har allt samlat.
När du arbetar med FRIDA och redovisningsmodulen, hur går det till rent praktiskt?
– Jag brukar öppna flera fönster med FRIDA- inloggningar för att kunna titta i olika moduler samtidigt för att jämföra data. Jag är beroende av flera moduler för att få en samlad bild eftersom de visar olika delar.
– Därför har jag uppe flera fönster samtidigt och jämför data och då kan jag bedöma om trafikföretagen klarar kraven i avtalet.
Är Västerbotten annorlunda jämfört med andra regioner i Sverige?
– Ja, vi är speciella när det gäller upphandlingar. På många håll i landet upphandlas trafik vart tionde år, men vi upphandlar hela tiden. Så vi har flera mindre avtal och just nu har vi flera upphandlingar på gång både i år och nästa år.
– Anledningen till att vi gör så här är att vi vill verka för att även små företag ska kunna leva och finnas kvar i Västerbotten. Eftersom vi även har sjukresor och färdtjänst så har vi också avtal med taxibolag.
Hur skulle du säga att FRIDA har fungerat över tid?
– I och med att FRIDA har utvecklats så har vi fått ett allt bättre verktyg med tiden. Vår uppföljning har följt möjligheterna som funnits i FRIDA, vi har som följts åt och utvecklats tillsammans. Där har användarföreningen varit mycket bra, vi har haft personal som varit aktiva i användarföreningen under hela min tid här.
Kan du ge något exempel på hur FRIDA och redovisningsmodulen har givit tydliga fördelar för er verksamhet, kanske rent av ekonomiska fördelar?
– Jag skulle säga att det handlar mycket om att vi jobbar med kvalitetsuppföljning.
Men jag ser inte det här som att vi har ett verktyg som vi ska använda för att spara pengar, jag ser det som att vi har beställt en trafik och då vill vi se till att våra finansiärer– kommuner och regionen– får det som de betalar för.
Finns det några utmaningar när det gäller fordon här i Västerbotten?
– Det som är utmaningen med fordon och FRIDA, det är att ett fordon här hos oss kan användas i flera olika avtal. Då ska de ha ett huvudavtal och till det andra avtal också. Det där är någonting som vi också måste följa upp.
Det har hänt att Helena Björn och hennes medarbetare upptäckt att det plockats in ett fordon som trafikföretaget inte har sökt dispens för att få använda på grund av att det är något krav som inte uppfylls med just det fordonet. Om så sker kan det bli diskussioner om kvalitetsavdrag, det skulle ha kunnat undvikas om trafikföretaget sökt dispens.
– I Västerbotten jobbar vi väldigt mycket med att ha en god relation med våra trafikföretag. Så därför har vi regelbundet träffar med trafikföretagen.
Kan du sammanfatta hur det fungerar med FRIDA enligt dig?
– För vår del fungerar FRIDA bra, men vi har tankar kring hur vi kan använda FRIDA på ett mer effektivt sätt och integrera med andra system.