FRIDA utvikles sammen med sine brukere
FRIDA utvikles i samarbeid med brukerne – det føles logisk og effektivt. Uten FRIDA ville livet vært vanskeligere. Det sier Helena Björn, trafikksjef og IT-sjef hos Länstrafiken i Västerbotten AB.
– Det er bra å ha et system der vi kan samle informasjon, og nøkkeltallene gjør det enkelt å få oversikt. Gjennom FRIDAs brukerforening beslutter vi i fellesskap hva som skal utvikles i systemet– på den måten kan Nordic Port holde systemet tilpasset bestillernes behov.
Kjente du til FRIDA allerede da du begynte hos Länstrafiken?
– Jeg kjenner FRIDA svært godt. Jeg har jobbet med FRIDA hele tiden– det fantes hos Länstrafiken allerede da jeg begynte her i 2015, sier Helena Björn.
Hvordan var det da du brukte FRIDA for første gang?
– I starten hadde vi bare innrapportering av kilometer og drivstoff– ganske begrenset bruk altså. Nå er det mye mer, og utviklingen fortsetter.
I dag bruker du FRIDAs nøkkeltall for å følge opp bærekraftsarbeidet. Kan du beskrive hvordan det foregår?
– Jeg bruker flere moduler– blant annet nøkkeltall, kontraktsmodulen og rapporteringsmodulen.
Jeg og teamet mitt følger opp at kilometerne og mengden drivstoff er korrekte ved hjelp av nøkkeltallene og trafikkrapporten.
– Med hjelp fra rapporteringsmodulen henter jeg inn attester som bekrefter at operatørene har kjøpt drivstoffet de har rapportert i FRIDA.
I Länstrafikens kontrakter i Västerbotten benyttes blant annet HVO-biodiesel– hydrogenert vegetabilsk olje– som tåler kulden i nord. Det finnes biogassbusser i Skellefteå ettersom kommunen produserer biogass. Det kjøres elbusser i bytrafikk, og det er også noen elbusser i regiontrafikk– antallet vil øke i nærmeste fremtid, ifølge Helena Björn.
Bruker dere rapporteringsmodulen til oppfølging av prosesskrav?
– I rapporteringsmodulen følger jeg også opp aktivt miljøarbeid– for eksempel hvilke miljømål og miljøaspekter operatørene har. I modulen ber jeg om dokumenter av ulike slag, som deretter gjennomgås. For i kontraktene står det veldig tydelig hva som skal inngå i deres aktive miljøarbeid.
– Vi må bli bedre på å bruke rapporteringsmodulen bredere– nå bruker vi den egentlig bare til miljøoppfølging.
Hva vil dere gjøre for å bruke verktøyet bredere, og når?
– Vi skal forsøke å kartlegge hvilke dokumenter vi i dag mottar på andre måter, og se hvordan vi kan flytte det inn i rapporteringsmodulen i stedet, slik at vi har alt samlet.
Når du arbeider med FRIDA og rapporteringsmodulen – hvordan foregår det rent praktisk?
– Jeg pleier å åpne flere vinduer med FRIDA- pålogginger for å kunne se i ulike moduler samtidig og sammenligne data. Jeg er avhengig av flere moduler for å få et helhetsbilde, ettersom de viser ulike deler.
– Derfor har jeg flere vinduer oppe samtidig og sammenligner data– da kan jeg vurdere om operatørene oppfyller kravene i kontrakten.
Er Västerbotten annerledes sammenlignet med andre regioner i Sverige?
– Ja, vi er spesielle når det gjelder anskaffelser. Mange steder i landet anskaffes transport hvert tiende år, men vi anskaffar hele tiden. Så vi har flere mindre kontrakter, og akkurat nå har vi flere anskaffelser på gang– både i år og neste år.
– Grunnen til at vi gjør det slik, er at vi vil bidra til at også små selskaper kan leve og overleve i Västerbotten. Siden vi også har pasienttransport og TT-transport, har vi dessuten kontrakter med taxiselskaper.
Hvordan vil du si at FRIDA har fungert over tid?
– Ettersom FRIDA har utviklet seg, har vi fått et stadig bedre verktøy med tiden. Vår oppfølging har fulgt mulighetene som har vært i FRIDA– vi har fulgt hverandre og utviklet oss i takt. Brukerforeningen har spilt en svært viktig rolle her; vi har hatt ansatte som har vært aktive i den gjennom hele min tid hos Länstrafiken.
Kan du gi et eksempel på hvordan FRIDA og rapporteringsmodulen har gitt klare fordeler for virksomheten – kanskje til og med økonomiske fordeler?
– Jeg vil si at det i stor grad handler om at vi jobber med kvalitetsoppfølging.
Men jeg ser ikke dette som et verktøy vi skal bruke for å spare penger. Jeg ser det som at vi har bestilt transport, og vi vil sikre at våre finansiører– kommuner og regionen– får det de betaler for.
Er det noen utfordringer når det gjelder kjøretøy her i Västerbotten?
– Utfordringen med kjøretøy og FRIDA er at et kjøretøy her hos oss kan brukes i flere ulike kontrakter. Da skal de ha en hovedkontrakt og i tillegg andre kontrakter knyttet til seg. Det er noe vi også må følge opp løpende.
Det har skjedd at Helena Björn og hennes medarbeidere har oppdaget at det er tatt i bruk et kjøretøy som operatøren ikke har søkt dispensasjon for å bruke, fordi et krav ikke oppfylles av akkurat det kjøretøyet. Om det skjer, kan det bli diskusjoner om kvalitetsfradrag– noe som kunne vært unngått om operatøren hadde søkt dispensasjon i tide.
– I Västerbotten jobber vi svært mye med å ha et godt forhold til våre operatører. Derfor holder vi regelmessige møter med trafikkselskapene.
Kan du oppsummere hvordan FRIDA fungerer etter din mening?
– For vår del fungerer FRIDA bra, men vi har tanker om hvordan vi kan bruke FRIDA på en mer effektiv måte og integrere det med andre systemer.