Skyss ja FRIDA – sosiaalisen vastuun seuranta
Vestland fylke Norjassa tuplasi kokonsa, kun kolme lääniä yhdistyi vuonna 2020. Haaste joukkoliikenteelle, jota julkisomisteinen Skyss hallinnoi FRIDA:n tuella.
Skyss vastaa kaikesta joukkoliikenteestä koko Vestlandin alueella– pääasiassa bussit, mutta myös lautat ja veneet. Avainhenkiö siellä on Olav Lydvo, vanhempi neuvonantaja.
Milloin tulit Skyss:iin?
– Aloitin Skyss:issä vuonna 2009. Koska Skyss perustettiin vuonna 2008, tulin sinne heti alkuvaiheen jälkeen ja olen edelleen siellä 17 vuoden jälkeen, kertoo Olav Lydvo. Aloitimme FRIDA:n käytön vuonna 2015 Skyss:issä, josta lähtien se on ollut luonteva työväline päivittäisessä toiminnassamme.
Mitä hallinnoit raportointimoduulilla tässä toiminnassa?
– Käytän raportointimoduulia 11 bussisopimuksen, 3 lauttasopimuksen ja 6 venésopimuksen hallinnointiin – yhteensä 20 sopimusta. Olemme nyt pian käyttäneet raportointimoduulia kolme vuotta.
Miten te pärjäsitte ennen tätä työkalua?
– Meillä oli silloin paljon vaikeuksia. Dokumentaatio puuttui – esimerkiksi bussiliikenteen osalta, jossa sopimusaika on 13 vuotta. Sopimukset jäivät paikoilleen, meillä ei ollut järjestelmää päivityksille, esimerkiksi ei tukea ISO-sertifioinnille, joka olisi pitänyt uusia.
Myös muita asioita olisi pitänyt uusia, kuten kansalliset vaatimukset, joita emme silloin pystyneet ottamaan huomioon. – Myös operaattoreiden käsittely vaihteli; yksittäisen liikenneyrityksen päätettävissä oli pitkälti, miten he suorittivat tehtävänsä ja raportoivat meille. FRIDA:n avulla pystyimme systematisoimaan kaikki tiedot kaikista erilaisista liikennésopimuksistamme. Oli suuri etu, että kaikki tunsivat jo FRIDA:n, joten raportointimoduulin käyttöönotto sujui erittäin nopeasti ja hyvin. Saimme myös tasapuolisen kohtelun kaikille operaattoreille sopimuksen muodosta riippumatta– meillä oli nyt kattava järjestelmä kaikille osapuolille.
Käytät raportointimoduulia muun muassa prosessivaatimusten seurantaan sekä sopimuksen käynnistysvaiheessa että sen aikana. Voitko kertoa, miltä se voi näyttää?
– Tähän työhön sisältyy monia osia. Seuraan vakuutusehtoja, takuuta ja yhteisvastuuta, aikatauluja, laadunvarmistusjärjestelmä, ympäristösertifiointia, liikenteenhallintaa, lehdistöä ja mediaa, poikkeamia täsmällisyydessä ja säännöllisyydessä, bussikalustoa, kalustomuutoksia, palkkojen ja työaikojen dokumentaatiota, oppisopimusraportteja, eettisiä ohjeita ja sertifikaatteja. – Työkalulla käsitellään siis melko laaja aihekirjo liikennemuodosta riippumatta, ja se tapahtuu äärimmäisen tehokkaasti.
Skyss:llä on myös suuri painotus sosiaalisen vastuun seurannassa, ja sanotaan, että sinulla on tapana kutsua raportointimoduulia sopimusmoduuliksi – voitko kertoa tästä lisää?
– Kyllä, sosiaalinen vastuu on tietenkin tärkeää, ja raportointimoduulin ansiosta myös tätä työtä voidaan hoitaa tehokkaasti. Tähänkin sisältyy monia elementtejä, joita käsittelemme työkalulla.
Nämä kattavat muun muassa viranomaisvaatimukset, aloitustoimenpiteet, vaatimukset työntekijöiden siirtämisestä uuteen sopimukseen ja uudelle operaattorille, palkka- ja työehtovaatimukset, alioperaattorin käytön, velvollisuuden valvoa ja toimittaa tietoja, tilintarkastuksen ja laadunvarmistuksen sekä Norjassa sovellettavan oppisopimusohjelman.
– Tärkeää on myös se, mitä tapahtuu ennen kuin sopimus solmitaan uuden operaattorin kanssa– esimerkiksi että bussikuskit edellisestä sopimuksesta siirtyvät uuteen sopimukseen. Samoin että kaikki selvää palkkojen ja työehtojen osalta, kertoo Olav Lydvo.
Onko sinulla enään kerrottavaa prosessien seurannasta arjessasi?
– Kyllä, meillä on sopimuskokouksia Skyss:n ja asianomaisen operaattorin välillä. Siellä käymme läpi kiinteät kohdat, joissa tarkastelemme muun muassa teknisiä käyttötekijöitä, viivästyksiä ja sellaisia asioita – kaikki tämä kirjataan raportointimoduuliin.
– Tarvittaessa pidämme myös erikoiskokouksia, esimerkiksi kuljettajarekrytoinnista. Ja lopuksi meillä on sisäisiä kokouksia, joissa käytämme raportointimoduulia käydessämme läpi ajankohtaisia asioita– aiomme muun muassa ajaa uuden vaiheen syksyllä 2026 seurataksemme kolmea uutta bussisopimusta, jotka alkavat nyt kesäkuussa.
Mitä erityisiä etuja FRIDA:n moduulien käytöstä on?
– Se tekee meistä tehokkaampia puuttuvan dokumentaation löytämisessä, ja saamme varmuuden sopimusten asianmukaiseen hallintaan. Vältymme myös huonolta omaltunnolta siitä, että emme ole perillä kaikesta, mistä meidän pitäisi olla– se on jo itsessään raportointimoduulin tuoma hyöty.
– Saamme myös turvallisemman ja varmemman perustan toiminnan ulkoiselle tarkastukselle, osoittaen että Skyss hallinnoi verovaroja seuraamalla sopimuksia asianmukaisesti.
– Huomionarvoista on myös, että FRIDA käsittelee sekä operaattorin tarvitseman dokumentaation että dokumentaation, jota Skyss pyytää tilaajana. Miten näet Skyss:n ja raportointimoduulin jatkokäytön lähitulevaisuudessa?
– Erittäin positiivisesti! Skyss:ssä vallitsee täysi yksimielisyys siitä, että haluamme toimia näin. On tärkeää pitää dokumentaatio fokuksessa, mikä on erityisen ajankohtaista nyt, kun meillä on kolme suurta sopimusta hoidettavana lähitulevaisuudessa. FRIDA auttaa meitä myös luomaan hyvän vuoropuhelun operaattoreiden kanssa käyttämiemme moduulien kautta. Ja tässä haluan korostaa, että työkalu auttaa pienimpiä operaattoreita hankkimaan hyvää sisäistä dokumentaatiota. FRIDA ei lainkaan lisää työtaakkaa pienemmille toimijoille– päinvaistoin se on ollut erittäin positiivista myös heille.
Onko sinulla vielä jotain lisättävää FRIDA:sta ja käyttämistäsi moduuleista?
– Meille on hyödyllistä olla poikittaisessa kontaktissa eri operaattoreiden ja tilaajien kanssa. Meillä on säännölliset tapaamiset kaksi kertaa vuodessa– FRIDA-käyttäjäkokouksia, joissa voimme solmia kontakteja muiden tilaajien kanssa, puhua keskenäämme, esittää kysymyksiä ja saada vinkkejä siitä, miten muut ovat hoitaneet sopimuksia ja raportointimoduulia.
– Tapaamme myös ulkopuolisia ihmisiä, mikä tekee näistä kokouksista areenan, joka todella hyödyttää kokonaistyötämme. Kaikesta tästä voimme kiittää FRIDA:a– siellä olemme saaneet lisää osaamista, ja sama pätee kaikkiin muihin FRIDA:n käyttäjiin.