Skyss og FRIDA – oppfølging av samfunnsansvar
Vestland fylke i Norge ble dobbelt så stort da tre fylker ble slått sammen i 2020. En utfordring for kollektivtrafikken, som det offentlig eide Skyss håndterer med støtte fra FRIDA.
Skyss er ansvarlig for all kollektivtransport i hele Vestland fylke– mest buss, men også ferjer og båter. En nøkkelperson hos dem er Olav Lydvo, senior rådgiver.
Når begynte du i Skyss?
– Jeg begynte i Skyss i 2009. Siden Skyss ble etablert i 2008, kom jeg dit rett etter oppstarten og er fortsatt der etter 17 år, sier Olav Lydvo. Vi startet med FRIDA i 2015 i Skyss, som siden da er et naturlig arbeidsverktøy i vår daglige virksomhet.
Hva håndterer du med rapporteringsmodulen i den virksomheten?
– Jeg bruker rapporteringsmodulen til å håndtere 11 busskontrakter, 3 ferjekontrakter og 6 båtkontrakter – totalt 20 kontrakter. Nå har vi snart brukt rapporteringsmodulen i tre år.
Hvordan klarte dere dere før dere hadde dette verktøyet?
– Da hadde vi mange vanskeligheter. Det manglet dokumentasjon, for eksempel når det gjaldt busstrafikken der kontraktstiden er på 13 år. Kontraktene ble liggende, vi hadde intet system for oppdatering, for eksempel ingen støtte for ISO- sertifiseringen som skulle fornyes.
Andre ting skulle også fornyes, som nasjonale krav vi ikke klarte å fange opp da.
– Det var også varierende håndtering av operatørene; det var langt på vei opp til det enkelte trafikkselskapet hvordan de utførte sitt oppdrag og ga tilbakemelding til oss. Med FRIDA kunne vi systematisere all informasjon fra alle våre ulike trafikkkontrakter. Det var en stor fordel at alle allerede var kjent med FRIDA, så innføringen av rapporteringsmodulen gikk veldig raskt og bra. Vi fikk også lik behandling av alle operatørene uavhengig av kontraktstype– vi hadde nå et heldekkende system for alle parter.
Du bruker rapporteringsmodulen blant annet for å følge opp prosesskrav, både ved etablering og løpende under kontrakten. Kan du fortelle om hvordan det kan se ut?
– Det er mange deler som inngår i det arbeidet. Jeg følger opp forsikringsvilkår, garanti- og solidaransvar, rutetabeller, kvalitetssikringssystemer, miljøsertifisering, trafikkledelse, presse- og media, avvik når det gjelder punktlighet og regularitet, busmateriale, materiell endring, dokumentasjon av lønninger og arbeidstider, rapport om lærlinger, etiske retningslinjer og sertifikater.
– En ganske stor spredning av temaer er det altså som håndteres med verktøyet uavhengig av transportmiddel, og det skjer ytterst effektivt.
Skyss har også stort fokus på oppfølging av sosialt ansvar, det sies at du pleier å kalle rapporteringsmodulen for kontraktsmodulen – kan du utdype det?
– Ja, det sosiale ansvaret er selvfølgelig viktig, og takket være rapporteringsmodulen kan også det arbeidet utføres på en effektiv måte. Også her inngår mange elementer som vi håndterer med verktøyet.
Det gjelder blant annet myndighetskrav, oppstartstiltak, krav om overføring av ansatte til ny kontrakt og en ny operatør, lønnskrav og arbeidsvilkår, bruk av underoperatør, plikt til å overvåke og gi informasjon, revisjon og kvalitetssikring samt lærlingsprogrammet som anvendes i Norge.
– Viktig er også det som skjer før kontrakten opprettes med en ny operatør, for eksempel at bussjåførene fra den tidligere kontrakten følger med i den nye kontrakten. Likeledes at alt blir klart med lønninger og arbeidsvilkår, sier Olav Lydvo.
Finnes det mer å fortelle om hvordan oppfølging av prosesser foregår i din hverdag?
– Ja, vi har kontraktsmøte mellom Skyss og den operatøren det gjelder. Der går vi gjennom faste punkter der vi blant annet går gjennom hvordan vi ser på driftstekniske faktorer, forsinkelser og den typen ting– alt dette tar vi inn i rapporteringsmodulen.
– Ved behov gjennomfører vi også spesialmøter, for eksempel sjåførrekruttering. Og til slutt har vi interne møter der vi bruker rapporteringsmodulen når vi går gjennom det som er aktuelt– vi skal blant annet kjøre en ny fase høsten 2026 for å følge opp tre nye busskontrakter som starter nå i juni.
Hvilke spesielle fordeler finnes det med å bruke FRIDAs moduler?
– Det gjør oss mer effektive når det gjelder å finne manglende dokumentasjon, vi får trygghet i å forvalte kontraktene på en korrekt måte. Vi slipper også dårlig samvittighet for ikke å ha kontroll på alt vi trenger å ha kontroll på– det er en gevinst i seg selv som vi får med rapporteringsmodulen.
– Vi får også et tryggere og sikrere grunnlag for den eksterne revisjonen av virksomheten, at Skyss forvalter skattemidlene ved å følge opp kontraktene korrekt.
– Verdt å merke seg her er at FRIDA håndterer både den dokumentasjonen operatøren trenger og den dokumentasjonen Skyss etterspør som oppdragsgiver.
Hvordan ser du på den nærmeste fremtiden når det gjelder Skyss og fortsatt bruk av rapporteringsmodulen?
– Svært positivt! Det er total enighet innen Skyss om at vi skal arbeide slik, det er viktig å ha fokus på dokumentasjon, noe som ikke minst er aktuelt nå når vi har tre store kontrakter å håndtere innen den nærmeste fremtiden. FRIDA hjelper oss også å skape god dialog mellom oss og operatørene gjennom de modulene vi har tilgang til. Og her vil jeg løfte frem at verktøyet hjelper de minste operatørene til å skaffe seg god dokumentasjon for internt bruk. FRIDA innebærer slett ikke merarbeid for de mindre aktørene – tvert imot har det vært svært positivt for dem også.
Finnes det noe mer du vil ta opp når det gjelder FRIDA og de modulene du arbeider med?
– For oss er det nyttig å ha kontakt på tvers med ulike operatører og oppdragsgivere. Vi har regelmessige treff to ganger per år, FRIDA brukermøter der vi kan knytte kontakter med andre oppdragsgivere, snakke med hverandre, stille spørsmål og få tips om hvordan andre har gjort det med kontrakter og rapporteringsmodulen.
– Vi treffer også folk utenfra, noe som gjør disse treffene til en arena som virkelig gir nytte i vårt totale arbeid. Alt dette kan vi takke FRIDA for– der har vi fått økt kunnskap, og det gjelder også alle andre som bruker FRIDA.