Skyss och FRIDA - stort fokus på uppföljning av socialt ansvar
Vestland fylke i Norge blev dubbelt så stort när tre fylken slogs samman 2020. En utmaning för kollektivtrafiken som samhällsägda Skyss rattar med stöd av FRIDA.
Skyss ansvarar för all slags kollektivtrafik i hela Vestland fylke, mest buss, men också färjor och båtar. En nyckelperson hos dem är Olav Lydvo, senior rådgivare.
När kom du till Skyss?
– Jag började på Skyss 2009. Eftersom Skyss bildades 2008 så kom jag dit alldeles efter starten och är fortsatt där efter 17 år, säger Olav Lydvo. Vi startade med FRIDA 2015 i Skyss som sedan dess är ett naturligt arbetsredskap i vår dagliga verksamhet.
Vad hanterar du med redovisningsmodulen i den verksamheten?
– Jag använder redovisningsmodulen för att hantera 11 busskontrakt, 3 färjekontrakt och 6 båtkontrakt, alltså sammanlagt 20 kontrakt. Nu har vi snart använt redovisningsmodulen i tre år.
Hur bar ni er åt innan ni hade det här verktyget?
– Då hade vi många svårigheter. Det fattades dokumentation, exempelvis när det gällde busstrafiken där kontraktstiden ligger på 13 år. Kontrakten blev liggande, vi hade inget system för uppdatering, exempelvis inget stöd för ISO- certifieringen som skulle förnyas.
Även andra saker skulle förnyas som nationella krav som vi inte klarade av att fånga upp då.
– Det var också varierande hantering av operatörerna, det var lite upp till det enskilda trafikföretaget hur de utförde sitt uppdrag och återkopplade till oss. Med FRIDA kunde vi systematisera all information från alla våra olika trafikkontrakt. Det var en stor fördel att alla redan var bekanta med FRIDA, därför gick det väldigt snabbt och bra när vi införde redovisningsmodulen. Vi fick också lika behandling av alla operatörerna oavsett hur kontraktet såg ut, vi hade nu ett heltäckande system för alla parter.
Du använder redovisningsmodulen bland annat för att följa upp processkrav, både vid etablering och löpande under avtalet. Kan du berätta om hur det kan se ut?
– Det är många delar som ingår i det arbetet. Jag följer upp försäkringsvillkor, garanti- och solidariskt ansvar, tidtabeller, kvalitetssäkringssystem, miljöcertifiering, trafikledning, press- och media, avvikelse i fråga om punktlighet och regelbundenhet, bussmateriel, materiell förändring, dokumentation av löner och arbetstider, rapport om lärlingar, etiska riktlinjer och certifikat.
– En ganska stor spridning av ämnen är det alltså som hanteras med verktyget oavsett transportslag och det sker ytterst effektivt.
Skyss har även stort fokus på uppföljning av socialt ansvar, det sägs att du brukar kalla redovisningsmodulen för kontraktsmodulen – kan du utveckla det?
– Ja, det sociala ansvaret är så klart viktigt och tack vara redovisningsmodulen går även det arbetet att sköta på ett effektivt sätt. Även här ingår många moment som vi hanterar med verktyget.
Det gäller bland annat myndighetskrav, uppstartsåtgärder, krav om överföring av anställda till nytt kontrakt och en ny operatör, lönekrav och arbetsvillkor, användning av underoperatör, skyldighet att övervaka och tillhandahålla information, revision och kvalitetssäkring samt lärlingsprogrammet som tillämpas i Norge.
– Viktigt är också det som sker innan kontraktet upprättas med en ny operatör, exempelvis att bussförarna från det tidigare avtalet följer med i det nya kontraktet. Likaså att allt blir klart med löner och arbetsvillkor, säger Olav Lydvo.
Finns det mer att berätta om hur uppföljning av processer går till i din vardag?
– Ja, vi har kontraktsmöte mellan Skyss och den operatör det gäller. Där går vi igenom fasta punkter där vi bland annat går igenom hur vi ser på driftstekniska faktorer, förseningar och den typen av saker, allt detta tar vi in i redovisningsmodulen.
– Vid behov genomför vi också specialmöten, till exempel förarrekrytering. Och slutligen har vi interna möten där vi använder redovisningsmodulen när vi går igenom sådant som är aktuellt, vi ska bland annat köra en ny fas under hösten 2026 för att följa upp tre nya busskontrakt som startar nu i juni.
Vilka speciella fördelar finns det med att använda FRIDA:s moduler?
– Det gör oss mer effektiva när det gäller att hitta saknad dokumentation, vi får trygghet i att förvalta kontrakten på ett korrekt sätt. Vi slipper också dåligt samvete för att inte ha koll på allt vi behöver ha koll på, det är en vinst i sig som vi får med redovisningsmodulen.
– Vi får också en tryggare och säkrare grund till den externa revisionen av verksamheten, att Skyss förvaltar skattemedlen genom att följa upp kontrakten korrekt.
– Väl att märka här är att FRIDA hanterar både den dokumentation som operatören behöver och den dokumentation som Skyss efterfrågar som uppdragsgivare.
Hur ser du på den närmaste framtiden när det gäller Skyss och fortsatt användning av redovisningsmodulen?
– Mycket positivt! Det är total enighet inom Skyss att vi ska arbeta så här, det är viktigt att ha fokus på dokumentation vilket inte minst är aktuellt nu när vi har tre stora kontrakt att hantera inom den närmaste framtiden. FRIDA hjälper oss även att skapa en bra dialog mellan oss och operatörerna genom de moduler som vi har tillgång till. Och här vill jag lyfta att verktyget hjälper de minsta operatörerna till att skaffa sig en bra dokumentation för internt bruk. FRIDA innebär inte alls merarbete för de mindre aktörerna, tvärt om har det varit mycket positivt för dem också.
Finns något mer du vill ta upp när det gäller FRIDA och de moduler du arbetar med?
– För oss är det nyttigt att ha kontakt på tvären med olika operatörer och uppdragsgivare. Vi har regelbundna träffar två gånger per år, FRIDA brukarmöten där vi kan knyta kontakter med andra uppdragsgivare, prata med varandra, ställa frågor och få tips om hur andra har gjort med kontrakt och redovisningsmodulen.
– Vi träffar också folk från utsidan vilket gör de här träffarna till en arena som verkligen ger nytta i vårt totala arbete. Allt det här kan vi tacka FRIDA för, där har vi fått ökad kunskap och även alla andra som använder FRIDA.